기록물분류기준표가 2024년 1월 1일자로 교내 전 부서의 그룹웨어 전자결재 문서함에 적용되었습니다.

전자결재시스템 도입 이후 각 부서에서는 자율적으로 단위업무 및 기록철을 생성해 운영하였습니다만, 법정 기준과 상이한 보존기간을 책정하거나 부서 간 통일되지 않은 기록철명을 부여하는 등 일관적인 기록관리가 시행되었다고 보긴 어려웠는데요.

이번 기록물분류기준표 적용을 통해 공통업무 45개(일반행정)와 고유업무가 교내 전 부서에 반입됨으로써 관련 법령에 준하는 보존기간 책정은 물론, 각 부서의 업무 관련 용어가 정비되어 연세대학교의 전자기록관리를 위한 기틀이 마련되었습니다.

특히, 그간 무의미하게 부여되던 보존기간에 대한 개념을 교내 구성원들이 정확히 인식할 수 있는 계기가 되어, 관례적으로 문서를 편철해오던 부서에서도 내부적으로 이와 관련된 논의 및 정비를 하는 등 곳곳에서 연세의 기록관리가 발전적인 방향으로 향하고 있음을 실감합니다.

물론, 매년 복사되던 문서함의 데이터가 사라져 혼란스러운 점도 분명히 있을 것입니다.

그러나 많은 직원 선생님들께서 기록물분류기준표의 그룹웨어 적용에 대하여 ‘어렵지만 꼭 필요한 사업’이라고 의견을 모아주신 만큼, 문서함을 편집하는 잠깐의 수고로움을 통해 연세 기록 행정의 발전에 적극 동참하시길 기대하겠습니다.

▲ <기록물분류기준표의 그룹웨어 적용> 대면 집합교육 현장 사진